Vær tydelig på hva bedriften trenger
For noen år siden begynte jeg å jobbe i en bedrift hvor de hadde økt antall høyt kvalifiserte (les dyre) rådgivere fra 16 til 32 i løpet av noen få måneder pga en stor og prestisjefylt ordre. De fikk en solid søkerliste å plukke fra, og alt så svært lovende ut.
Etter ett år, var det bare én av de 16 nyansatte rådgiverne som fortsatt jobbet i bedriften.
Etterhvert ble det tydelig for oss at ingen av dem kjente seg igjen i bildet som var tegnet under intervjuene. Det var bare sett bakover, og ingen hadde tenkt på hvordan den nye kontrakten ville påvirke arbeidshverdagen. Og det gjorde den. Leveransen innebar blant annet langt mer reising og tid borte fra familien enn de var blitt forespeilet. Vi var heller ikke spesielt gode på å følge opp og hjelpe de nye medarbeiderne i startfasen. Det var travelt, og de var jo så høyt kvalifiserte at de burde finne ut av ting selv?
- Last ned: Guide til onboarding av nyansatte
Denne fellen tror jeg det blir stadig lettere å gå i, særlig når bedriftene er i rask endring.
Vi utfordres av ny teknologi som gir nye muligheter, kompetanse som forringes i stadig større tempo, ansatte som bytter jobb oftere, etc. Alt dette fører til flere nyansettelser, hyppigere omorganiseringer og nye lederkabaler. Resultatet er at det er enda viktigere enn før å legge forholdene til rette for at en nyansatt føler seg velkommen og raskt kommer seg i gang. Det trengs en god onboarding.
En god rutine for onboarding av nyansatte må være tydelig og enkel for lederne å følge opp, og den må være forankret helt til topps.
Det holdes egne kongresser om dagen om onboarding, og det gjør meg litt nervøs. Får vi på nytt et område som skal bli preget av eksterne rådgivere, omfattende rutiner og kompliserte verktøy som krever allverdens å implementere? Jeg håper ikke det. Dette er bare sunn fornuft satt i system.
Den viktigste suksessfaktoren er at det raskt bygges tillit mellom den nyansatte og nærmeste leder.
Med tillit vil den nye ansatte føle det trygt å dele sine observasjoner og hvordan de opplever sin nye arbeidssituasjon. Til dette trengs det dialog. Ikke av den kontrollerende arten, men tydelig og støttende, hvor forventningsavklaring står i fokus.
Min anbefaling, er at det lages enkle og tydelige rutiner for hva som skal skje de første ukene og månedene, og det bør være fastsatte oppfølgingssamtaler med leder. Relasjonen til nærmeste leder er den viktigste faktoren for hvorvidt en medarbeider ønsker å bli værende eller ikke. Forskningen har vist at vi har bare 90 dager på å forankre et nytt årsverk, så det er ingen tid å miste. Få dem opp å gå og inn i det ordinære utviklingshjulet (utviklingssamtaler + oppfølging) så fort som mulig.
Deretter må det lages rutiner som sikrer, og gjør det lett for leder å gjennomføre prosessen. I det ligger det blant annet at den nyansattes forventninger må bli innfridd i så stor grad som mulig.
Tips til rekruttering og strukturert onboarding:
- Vær ærlig med hva som kan forventes – brutte forventninger koster dyrt.
- Er det forhold som vil påvirke bedriftskulturen eller måten dere jobber på, og som kandidaten må få vite før ansettelse?
- Vær forsiktige med å lage for rigide stillingsinstrukser. Fokusere mer på rolle, ansvar og myndighet enn konkrete oppgaver. Det gir større fleksibilitet.
- Lag en enkel plan for hva nyansatte kan forvente av oppfølging i startfasen.
- La den nyansatte få vurdere om de synes de får det planen legger opp til. Små spørreundersøkelser vil være god forberedelse til samtaler med leder.
- Gi lederen «dytt» som minner dem om å følge opp.
- Vurder om dere kan ha nytte av et digitalt verktøy, men sørg for at det er enkelt å bruke og implementere, at det øker sannsynligheten for at rutinene blir fulgt opp.
Skrevet av: Cecilie Lycke, daglig leder og grunnlegger av Motivati.
