Slik gjennomfører du en effektiv oppfølgingssamtale

En effektiv oppfølgingssamtale er avgjørende for å sikre suksess i ethvert arbeidsmiljø. Det er en tid for å kommunisere, evaluere og gi veiledning til medarbeideren. Ved å forberede deg godt, kan du sikre at samtalen blir produktiv og bidrar til vekst og utvikling for alle involverte parter.

Hensikten med oppfølgingssamtalen

En oppfølgingssamtale er en formell samtale mellom en leder og en medarbeider, der formålet er å evaluere ytelse, gi og motta tilbakemeldinger, samt sette mål og forventninger for fremtiden. Samtalen gir begge parter muligheten til å diskutere utfordringer, styrker og muligheter for vekst og utvikling.

Denne typen samtale er viktig av flere grunner. For det første gir den deg som leder muligheten til å gi konstruktive tilbakemeldinger, anerkjenne innsats og motivere ansatte til å fortsette å yte sitt beste. For det andre gir den medarbeideren muligheten til å uttrykke bekymringer, dele suksesser og gi tilbakemeldinger på arbeidsmiljøet eller prosessene.

• Les: Hva er en god tilbakemelding?

En oppfølgingssamtale kan også være en mulighet for deg å identifisere eventuelle behov for opplæring eller utvikling hos medarbeideren. Ved å diskutere utfordringer og muligheter for vekst, kan du legge til rette for en kontinuerlig utvikling.

En vellykket oppfølgingssamtale kan bidra til å styrke arbeidsforholdet mellom deg og medarbeider. Ved å vise interesse for medarbeiderens utvikling og velvære, kan du skape en positiv og støttende arbeidskultur. Dette kan igjen føre til økt motivasjon, engasjement og produktivitet hos medarbeideren.

Det er også viktig å merke seg at slike samtaler ikke bare bør gjennomføres ved behov eller på faste tidspunkter. Som leder bør du være tilgjengelig for å gi tilbakemeldinger og støtte medarbeideren når det er behov. Dette kan bidra til å skape en kultur der læring og utvikling er en naturlig del av arbeidsdagen.

• Les: 10 tips til et godt arbeidsmiljø

Forberedelser til oppfølgingssamtalen

Før du gjennomfører en oppfølgingssamtale, er det viktig å forberede deg godt. Dette vil sikre at samtalen blir strukturert, fokusert og produktiv.

1. Gjennomgå tidligere samtaler og tilbakemeldinger. Få en oversikt over tidligere tilbakemeldinger som er gitt til medarbeideren. Bruker dere en handlingsplan, kan du se over aktiviteter og mål dere har blitt enige om og sjekke om det har vært en fremgang. Dette vil hjelpe deg med å identifisere styrker, utfordringer og områder som trenger forbedring.
   1. Les: Handlingsplanen ‍
2. Vurder målene som er satt. Hør hvordan medarbeideren føler det har gått og om det har vært noen hindringer i å nå målene. Det kan hende dere trenger å tilpasse noe eller at du må hjelpe medarbeideren på veien mot målet.
   1. Les: Vi ønsker oss alle gode prestasjoner‍
3. Vurder medarbeiderens utviklingsbehov. Sjekk hvilke områder bedriften trenger økt kompetanse i som kan passe med medarbeiderens utviklingsmål. Vurder om dette er mulig å få til og tenk på hvordan du kan støtte denne utviklingen.
   1. Les: Gi rom for selvutviklet kompetanse!‍
4. Tips! Send ut en undersøkelse i forkant av samtalen. Det gir både deg og medarbeideren en sjanse til å forberede dere, og samtalen blir skreddersydd til den enkelte basert på medarbeiderens svar. Og du får dokumentasjon til samtalen.

Sørg for at samtalen blir gjennomført i et trygt miljø, og sett av nok tid slik at det ikke ender med en forhastet samtale. Dette kan bidra til å bygge tillit og åpenhet mellom deg og medarbeideren din. Ved å være lyttende og åpen for deres perspektiver og meninger, kan du skape en trygg og støttende samtale. En enkel og god kommunikasjonsform er å være «velment nysgjerrig».

Det er også viktig å huske på at oppfølgingssamtalen er en mulighet til å bygge relasjoner og styrke samarbeidet med medarbeideren din. Ved å vise interesse for deres behov, kan du bidra til å skape et positivt arbeidsmiljø.

Under forberedelsene kan det være nyttig å reflektere over medarbeiderens sterke sider og hva de har oppnådd siden forrige samtale. Dette kan gi deg verdifull innsikt i deres potensial og motivasjon. Det kan også være lurt å tenke på eventuelle utfordringer medarbeideren kan ha møtt på, og hvordan du kan hjelpe dem med å overvinne disse. Ved å være forberedt på potensielle hindringer, kan du vise at du er engasjert i deres suksess og vil støtte dem gjennom eventuelle vanskeligheter.

• Les mer: Relasjonsledelse – det moderne arbeidsliv

Gjennomføring av oppfølgingssamtalen

En oppfølgingssamtale er en viktig del av ledelsesprosessen. Det er en mulighet for deg som leder å kommunisere med medarbeideren din, gi tilbakemelding og sette nye mål.

1. Skap en positiv atmosfære.
2. Det er viktig å skape en positiv atmosfære fra starten av samtalen. Dette kan gjøres ved å gi anerkjennelse eller ros for tidligere oppnådde resultater eller forbedringer. Ved å starte samtalen på en positiv måte, vil medarbeideren føle seg mer komfortabel og åpen for å diskutere eventuelle utfordringer eller forbedringsområder.
3. Del hovedmålene for samtalen.
4. Gjør medarbeideren oppmerksom på hovedformålet med samtalen, for eksempel å diskutere ytelse, sette nye mål eller gi tilbakemelding på spesifikke prosjekter. Dette vil bidra til å skape klarhet og fokus i samtalen.
5. Vær lyttende.
6. Under samtalen er det viktig å være lyttende og gi medarbeideren mulighet til å uttrykke sine synspunkter, bekymringer eller suksesser. Lytt aktivt og vis interesse for det medarbeideren har å si. Dette vil bidra til å skape en åpen og tillitsfull samtale.

• Les mer: Nysgjerrig dialog: Enkelt og godt nok i medarbeidersamtalen?

Hvordan håndtere vanskelige temaer?

Når du diskuterer vanskelige temaer, som for eksempel utfordringer eller misnøye, er det viktig å være konstruktiv. Fokuser på løsninger fremfor problemer, og jobb sammen med medarbeideren for å finne gode løsninger. Dette vil bidra til å skape en positiv og konstruktiv samtale. For å understøtte din tilbakemelding eller evaluering, er det nyttig å referere til konkrete eksempler eller hendelser. Dette gjør det lettere for medarbeideren å forstå hva du snakker om, og det gir et mer konkret grunnlag for diskusjonen.

Når medarbeideren deler sine synspunkter eller bekymringer, er det viktig å vise forståelse, lytte aktivt og vise empati. Dette vil bidra til å skape et tillitsfullt og åpent miljø, der medarbeideren føler seg trygg på å dele sine tanker og følelser.

• Les mer: Den nødvendige samtalen = den vanskelige samtalen 2.0?

Etter oppfølgingssamtalen

Etter at du har gjennomført en oppfølgingssamtale, er det viktig å følge opp det dere har blitt enige om. Gjennomgå de viktigste punktene som ble diskutert under samtalen, og oppsummer eventuelle handlinger eller mål som er blitt satt. Gjør medarbeideren oppmerksom på at du har tro på deres evner og at du er der for å støtte dem på veien mot suksess. Sjekk inn med medarbeideren for å sikre at handlinger eller mål blir fulgt opp og evaluer eventuelle fremgang. Hvis medarbeideren trenger ekstra støtte, tilby å hjelpe dem med å nå sine mål.

Ved å følge disse tipsene og forberede deg grundig, vil du kunne gjennomføre oppfølgingssamtaler på en effektiv og konstruktiv måte. Husk at disse samtalene er en verdifull mulighet til å støtte og utvikle dine medarbeidere. Gjør det til en prioritet å skape et trygt og tillitsfullt miljø der alle kan vokse og trives.

• Les mer: Psykologisk trygghet på arbeidsplassen