SuperOffice snudde medarbeidersamtalen fra pliktløp til suksess!

For mange oppleves medarbeidersamtalen som irrelevant og bortkastet. Hos SuperOffice ga et nytt lederverktøy toppscore på trivsel, økt engasjement og forbedrede resultater.

– Medarbeidersamtaler som oppleves lite relevante for medarbeideren, er ikke bare bortkastet tid, men kan faktisk skade den ansattes engasjement og motivasjon, sier Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI, Campus Bergen.

Norske bedrifter bruker betydelig med tid og ressurser på medarbeidersamtaler for å øke motivasjon og engasjement. Samtidig pekes det ofte på manglende individuell tilpasning og oppfølging.

Skaper engasjement og lønnsomhet

– Det er mye å hente på å sette medarbeidersamtalen i system. Tidligere fylte vi ut en rekke Word-dokumenter og jobbet mindre effektivt og målrettet. Vi kunne ikke gått tilbake til det nå, sier Camilla Heidenreich Bommen, administrerende direktør i SuperOffice Norge, et datterselskap i det internasjonale SuperOffice-konsernet.

I 30 år har de hjulpet norske bedrifter med å finne, vinne og beholde kunder gjennom skybaserte CRM-løsninger innen marked, salg og service. Selskapet er markedsleder både i Norge og Europa.

For fem år siden tok selskapet i bruk Motivati for å øke kvaliteten på medarbeidersamtalen og oppfølgingen av de ansatte. I samme periode har de oppnådd en betydelig vekst på bunnlinjen, økt trivsel og medarbeidersamtalene står høyere i kurs hos både medarbeidere og ledere.

«Motivati er blitt viktigere for oss enn vi trodde. Hele selskapets «ansatt-dialog» ligger nå i skyen, og alle har tilgang til sitt. Verktøyet har skapt bedre relasjoner, mer engasjement og forbedrede resultater»

Camilla Heidenreich Bommen, administrerende direktør i SuperOffice Norge

Forsket på den nye metoden

I 2018 utførte førsteamanuensis Mads Nordmo Arnestad ved Handelshøyskolen BI en effektstudie for å evaluere metoden som selskapet Motivati har utviklet for å forbedre kvaliteten på medarbeidersamtaler og øke motivasjonen. Metoden skiller seg ut ved at man får kartlagt medarbeiderens indre motivasjon på̊ individnivå̊, den utleder en analyse av hva som er viktig og ikke-viktig i arbeidssituasjonen og hvordan den enkelte medarbeider synes at dette er ivaretatt.

«Resultatet fra studien viste at Motivati sin tilnærming har positive effekter sammenliknet med de tradisjonelle skjemaene mange bedrifter er vant med å bruke»

Mads Nordmo Arnestad, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI

I studien ble halvparten av alle lederne i forskjellige organisasjoner tilfeldig valgt til å bruke Motivati-metoden, mens den resterende halvparten fulgte «business as usual»-metoden.

– Vi fant blant annet ut at deltakerne i Motivati-gruppen opplevde å få signifikant mer anerkjennelse for det positive de gjør i jobben sin, noe vi vet er veldig viktig for både motivasjon, jobbengasjement og læring, sier BI-forskeren, og legger til:

– Vi lærer generelt sett mye mer når vi blir bevisstgjort på det vi gjør som er riktig og nyttig enn når vi får kritikk for det motsatte.

Forskningsresultatene viste også at Motivati-gruppen i betydelig større grad opplevde at det de snakket om hadde stor relevans for seg og sitt arbeid og at tilbakemeldingene de fikk i medarbeidersamtalen stemte godt overens med det de faktisk hadde prestert.

– Dette forteller oss at medarbeidersamtalen for denne gruppen var bedre tilpasset det å reflektere de faktiske forhold, sier Mads Nordmo Arnestad.

• Nysgjerrig på hvordan du kan får mer ut av dialogen med dine medarbeidere?

Trivsel og lønnsomhet henger sammen

I SuperOffice Norge har de gjort de samme erfaringene. I lokalene i Wergelandsveien 27 i Oslo, på vestsiden av Slottsparken, er det en merkbar lett og hyggelig stemning. Latteren sitter løst og gir munter gjenklang i marmorflisene på gulvet.

– Vi jobber alle i en prestasjonskultur der salg er ferskvare. Samtidig er det viktig å ha noe mer enn bare det å bli målt på tall. Trivsel og lønnsomhet henger sammen, sier Heidenreich Bommen.

– Det å utvikle ansatte og lede effektivt er av stor verdi. Vi har et omfattende opplegg for oppfølging av medarbeidere, og involverer alle i operasjonaliseringen av selskapets overordnede mål, legger hun til.

‍

Med kvalitet inn, får man kvalitet ut

Hver sjette uke har de samtaler med hver enkelt medarbeider der medvirkning og involvering står sentralt. To ganger i året gjennomføres medarbeidersamtalene. Begge deler styres av Motivati-verktøyet, der alt ligger i samme skyløsning. Både undersøkelser, individuelle handlingsplaner og notater brukes aktivt av leder og medarbeider, både før og etter samtalen.

– I forkant av medarbeidersamtalene besvares spørsmål som gir oss en ferdig profilanalyse på hva som oppleves viktig og ikke-viktig for den enkelte. Metoden definerer forbedringsområdene og vi kan snakke konkret og løsningsorientert om disse, sier Heidenreich Bommen.

– Med kvalitet inn, får vi nå kvalitet ut også, påpeker hun fornøyd.

Står høyere i kurs hos alle

I SuperOffice Norge har medarbeidersamtalen fått et løft og står i dag høyere i kurs hos alle. Metoden fra Motivati har forenklet gjennomføringen, og selskapet oppnår toppscore på spørsmålet om hvordan den enkelte trives i virksomheten.

– Medarbeidere trenger å vite hva som forventes av dem, hvordan de ligger an og få støtte til å utføre oppgavene sine. I vår prestasjons- og salgskultur, er det spesielt viktig å trives med bedriften og oppgavene fordi de fleste selv har ansvaret for å fylle kalenderen sin, sier Camilla Heidenreich Bommen i SuperOffice Norge.