Artikkel
Skrevet av Cecilie Lycke

Personvern og medarbeidersamtaler?

Last ned guide

Det begynner å bli en stund siden EU-forordningen for personvern (General Data Protection Regulation / GDPR) ble innført, og etter en svært hektisk periode med forberedelser og mange spørsmål, er det blitt betydelig stillere. Det gjør det ikke mindre aktuelt.

For noen dager siden søkte jeg på «personvern og medarbeidersamtaler». Da fikk jeg opp Datatilsynets sider om lagring av personopplysninger. Her er referater fra medarbeidersamtaler tatt med i listen over dokumentasjon det er legitimt å oppbevare i en personalmappe, og det høres jo greit ut. En personalmappe kan man lett få tilgang til, og det er ikke så vanskelig å lage regler for sletting, innsyn og rett til å ta dem med seg, – krav som blir forsterket med den nye

Problemet er bare at dokumentasjonen fra medarbeidersamtaler sjelden havner i personalmappene.

Svært mange benytter fortsatt en papirbasert metode for forberedelse og oppfølging av samtalene. Det er ikke uvanlig at resultatet av den fortrolige samtalen distribueres og lagres på flere steder, elektronisk og i papirform. Eller skal vi være ærlige å si i «kriker og kroker».

Hvordan skal vi finne praktiske rutiner på håndtering av personvern og medarbeidersamtaler i tråd med forordningen?

Fra 2018, har vi alle måttet dokumentere grunnlaget for hvilke persondata vi behandler i virksomheten.

Jeg ser for meg at det fortsatt er mange som har en utfordring med å få oversikt over alt som ligger rundt omkring.

  • Hva har vi, og hva trenger vi?
  • Hvorfor?
  • Har vi et juridisk grunnlag, eller trenger vi samtykke?
  • Hvor lenge er det behov for dokumentasjonen?
  • Hvordan oppbevares den?
  • Hvem har tilgang?

Gir GDPR noen fordel?

Åpenhet er nøkkelord i GDPR, og det er bra. Hver av oss skal ha mulighet til å vite hva som skjer med personopplysningene våre. Hva som behandles, av hvem, hvorfor, hvordan, hvor og hvor lenge.

Som tidligere HR-sjef, har jeg flere ganger opplevd at det har kommet dokumentasjon på bordet i personalsaker som har en form og et innhold som jeg slett ikke har vært fristet til å bruke, og som i alle fall ikke har vært egnet til å skape gode relasjoner. Større transparens og mer innsyn virker disiplinerende på hva vi skriver og oppbevarer. Det har samspillet mellom medarbeidere og ledere ha godt av. Jeg tror rett og slett at endringene fører til sunnere bedrifter, med åpenhet og bedre involvering.

En digital løsning kan løse mye av utfordringen.

Gjennom GDPR, har vi som behandler data på andres vegne, fått et utvidet ansvar. Vi skal gjennom forpliktende databehandleravtaler sørge for at personvernet ivaretas på vegne av kundene våre på områdene vi behandler. Vi møter også et krav om at personvern skal bygges inn i alle nye programvareløsninger, slik at personvernprinsippene oppfylles automatisk.

Jeg har noen råd på veien, utover at leverandøren dere velger selvsagt må kunne dokumentere at de vil ivareta kravene til GDPR.

  1. Vær ambisiøse. Let etter løsninger som øker kvaliteten og nytteverdien av oppgaven som skal ivaretas, ikke bare at løsningen tilfører struktur som er tidsbesparende. God metode som gir økt innsikt, er gull verdt.
  2. Velg en enkel og fleksibel løsning som er lett å implementere. Travle ledere hater å sette seg inn i kompliserte løsninger som inneholder mere enn de trenger.
  3. Alt behøver ikke å ligge i samme verktøy.

Her finner du lettfattelig informasjon om den nye personvernsforordningen fra Datatilsynet: Veileder Datatilsynet – Hva betyr GDPR for din virksomhet?

Bli kjent med Motivati

Ønsker du å forbedre oppfølgingen med dine medarbeidere?

Motivati er verktøyet som gir deg innsikt i hva hver ansatt trenger for å trives og prestere på jobb. Ved hjelp av Motivasjonsanalysen™ i forberedelse til medarbeidersamtalen og andre nyttige kartlegginger.

Avtal demo

Aktuelt

Motivati-metoden har blitt forsket på med overbevisende resultat
Motivati-metoden har blitt forsket på med overbevisende resultat
Inventas – verktøyet trigger samtaler som aldri ellers ville ha dukket opp
Inventas – verktøyet trigger samtaler som aldri ellers ville ha dukket opp
Norengros har tatt medarbeidersamtalen til et nytt nivå
Norengros har tatt medarbeidersamtalen til et nytt nivå
Mannheimer om utfordringer knyttet til endring og vekst
Mannheimer om utfordringer knyttet til endring og vekst
SuperOffice snudde medarbeidersamtalen fra pliktløp til suksess!
SuperOffice snudde medarbeidersamtalen fra pliktløp til suksess!
 Osterøy Kommune tar den enkeltes motivasjon på alvor
Osterøy Kommune tar den enkeltes motivasjon på alvor
Apility: -Nå sparer jeg tid og blir bedre kjent med hver eneste medarbeider
Apility: -Nå sparer jeg tid og blir bedre kjent med hver eneste medarbeider
Guide: Onboarding av nyansatte
Guide: Onboarding av nyansatte
Guide: Kompetanseutvikling i virksomheten
Guide: Kompetanseutvikling i virksomheten
E-bok: Skap arenaer for godt lederskap
E-bok: Skap arenaer for godt lederskap
‘Den vanskelige samtalen’
‘Den vanskelige samtalen’
Hva er en god tilbakemelding?
Hva er en god tilbakemelding?
Gi rom for selvutviklet kompetanse!
Gi rom for selvutviklet kompetanse!
Slik gjennomfører du en effektiv oppfølgingssamtale
Slik gjennomfører du en effektiv oppfølgingssamtale
Hvordan kan du unngå lønnsspiralen?
Hvordan kan du unngå lønnsspiralen?
Hvilken undersøkelse for trivsel og arbeidsmiljø skal du bruke?
Hvilken undersøkelse for trivsel og arbeidsmiljø skal du bruke?
Medarbeidersamtalen: Å skape verdi gjennom dialog
Medarbeidersamtalen: Å skape verdi gjennom dialog
Er du bevisst på hvordan du gir tilbakemeldinger på arbeidsplassen?
Er du bevisst på hvordan du gir tilbakemeldinger på arbeidsplassen?
Nysgjerrig dialog: Enkelt og godt nok i medarbeidersamtalen?
Nysgjerrig dialog: Enkelt og godt nok i medarbeidersamtalen?
Relasjonsledelse – det moderne arbeidsliv
Relasjonsledelse – det moderne arbeidsliv
Passiv ledelse – verre enn man skulle tro?
Passiv ledelse – verre enn man skulle tro?
Selvledelse i krevende tider
Selvledelse i krevende tider
Oppnå suksess med menneskeorientert endringsledelse
Oppnå suksess med menneskeorientert endringsledelse
Livsfaser og motivasjon – ikke skjær alle over en kam!
Livsfaser og motivasjon – ikke skjær alle over en kam!
Forebygg sykefravær med støttende ledelse
Forebygg sykefravær med støttende ledelse
Er medarbeidersamtalen lovpålagt?
Er medarbeidersamtalen lovpålagt?
Mal for medarbeidersamtalen
Mal for medarbeidersamtalen
Vi ønsker oss alle gode prestasjoner
Vi ønsker oss alle gode prestasjoner
Mangel på tid kan være årsak til dårlige prestasjoner
Mangel på tid kan være årsak til dårlige prestasjoner
Evalueringsfellen i medarbeidersamtalen
Evalueringsfellen i medarbeidersamtalen
Lønn. En lettvint utvei?
Lønn. En lettvint utvei?
Når onboarding av nyansatte ikke går som forventet
Når onboarding av nyansatte ikke går som forventet
Hvordan beholde dine ansatte?
Hvordan beholde dine ansatte?
Psykologisk trygghet på arbeidsplassen
Psykologisk trygghet på arbeidsplassen
Er anonyme undersøkelser alltid beste løsning?
Er anonyme undersøkelser alltid beste løsning?
Skap en god dialog på arbeidsplassen
Skap en god dialog på arbeidsplassen
Misliker du medarbeidersamtalen? Her er metoden som faktisk fungerer!
Misliker du medarbeidersamtalen? Her er metoden som faktisk fungerer!
Hvorfor ha medarbeidersamtale i små virksomheter?
Hvorfor ha medarbeidersamtale i små virksomheter?
Blir alle sett og anerkjent på arbeidsplassen?
Blir alle sett og anerkjent på arbeidsplassen?
Medarbeidersamtalen er viktigere enn noen gang
Medarbeidersamtalen er viktigere enn noen gang
Medarbeidersamtale – er det noe vits?
Medarbeidersamtale – er det noe vits?
På tide å bytte ut de tradisjonelle skjemaene for medarbeidersamtalen?
På tide å bytte ut de tradisjonelle skjemaene for medarbeidersamtalen?
Medarbeidersamtalen fra medarbeiders ståsted
Medarbeidersamtalen fra medarbeiders ståsted
Lei av jobben? Fem tips til hvordan motivere seg selv!
Lei av jobben? Fem tips til hvordan motivere seg selv!

Meld deg på nyhetsbrev

Ønsker du å melde deg på vårt nyhetsbrev? Fyll ut skjema.

Vi deler oppdateringer og fagartikler innen lederskap, motivasjon og kompetanse en til to ganger i måneden.

Last ned guide